Existuje v rámci českých zákonů legislativa, která přesně definuje fungování virtuálních kanceláří nebo registračních sídel? Jaký je vůbec rozdíl mezi virtuální kanceláří a registračním sídlem? Jaké parametry musí splňovat budova (místnost), aby zde mohla být poskytována služba virtuálních kanceláří? Prověřují firmy poskytující služby virtuálních kanceláří nějakým způsobem zájemce o své služby?

Vendula S., Praha

Podle zákonů České republiky musí mít každá společnost (právnická osoba) své registrační sídlo, což je, zjednodušeně řečeno, adresa, na které je daná společnost dostižitelná a kde sídlí. Každý člověk má v ČR své trvalé bydliště, tak i každá společnost má své trvalé bydliště, respektive registrační sídlo. Pro ty, kteří nechtějí, aby jejich společnost sídlila na jejich trvalé adrese, nebo nechtějí využívat standardních služeb kamenných kanceláří, je zde služba umožňující si při rozumných finančních nákladech zaregistrovat, prostřednictvím registračního sídla, trvalou adresu společnosti například na prestižních adresách velkých měst České republiky a na Slovensku. Prostřednictvím servisu k registračnímu sídlu, který vám poskytnou odborníci z firem, které se tomuto podnikání profesionálně věnují, máte zajištěno splnění zákonných povinností, které musí sídlo společnosti splňovat podle příslušných nařízení a legislativních norem a zákonů. Dané registrační sídlo je označeno obchodní firmou a identifikačním číslem, je zajištěn kontakt s veřejností či státní správou a samozřejmostí je přijímání písemností a zásilek určených na adresu sídla společnosti.

Naopak virtuální kancelář je služba, na kterou se specializují jen některé společnosti, které disponují jak odborným know-how, tak i dostatkem administrativních prostor pro poskytnutí služby. Virtuální kancelář je alternativním řešením oproti klasickým takzvaným kamenným kancelářským prostorám. Tato služba přináší klientům jak profesionální zázemí na prestižní adrese, tak i administrativní podporu na velmi vysoké úrovni služeb. V rámci služby virtuální kancelář lze zajistit přesměrování a přeposílání pošty, dále pak profesionální vyřízení telefonních hovorů  nebo jejich přesměrování,  a v neposlední řadě i případný styk s klienty.

Služby virtuální kanceláře nabízí také možnost realizace vašich obchodních schůzek v profesionálním prostředí, ať již v zasedacích místnostech nebo v plně vybavených kancelářích, které si můžete pronajmout jen na dobu, na kterou je skutečně potřebujete, třeba na hodinu. V rámci této služby získáte kompletní servis v podobě zajištění občerstvení, technického zázemí a administrativní podpory na profesionální úrovni.

Kvalitní poskytovatel služby virtuálních kanceláří se pozná jednak podle referencí, které si můžete ověřit, a také podle toho, jaké garance vám poskytne při uzavírání smlouvy. Pouze profesionální poskytovatel služeb vám garantuje osobní kontakt a jeho prostřednictvím například garanci přebírání písemností nebo styk s veřejností a státními úřady. Tedy nikoli nějaký PO BOX, ale reálné služby postavené na zprostředkovaném osobním kontaktu vyškoleného personálu, který zajišťuje, na základě podepsané smlouvy, služby a úkony za vaši společnost. Dalším kritériem, viditelným již na první pohled, je také šíře nabízených  služeb, počet adres, na nichž službu virtuální kanceláře a registračního sídla poskytuje, a v neposlední řadě také doba, po kterou společnost služby na trhu poskytuje.

Smlouva o využívání služeb virtuálních kanceláří s klienty je uzavřena podle platných legislativních norem a zákonů – občanského a obchodního zákoníku. Poskytovatelé služby virtuálních kanceláří mohou zájemce o jejich služby prověřovat ve veřejně přístupných rejstřících a seznamech. 

Jana Babůrková, SMART Office